Förankra processen hos ansvarig verksamhet
Inse att det är en process som tar tid
Allt kan inte vara klart innan så våga börja testa – det kommer inte vara perfekt
PILOTKOMMUN: SOTENÄS
Snabba fakta om insatsen med pilotkommunen Sotenäs
Fråga/ process
Hur kan återbruket ökas och göras mer tillgängligt och effektivt?
Målgrupp
Föreningslivet i kommunen
Delaktighetsgrad
Inflytande/medbeslutande för att lösa frågan.
Samarbete mellan...
Kultursekreterare, folkhälsostrateg, kommunikatör och Kommunstyrelsens ordförande
Behovsanalys
I Sotenäs inleddes arbetet med en behovsanalys där flera möjliga ingångar diskuterades. Inledningsvis fanns en ambition att koppla arbetet till ett större visionsarbete som kommunen planerade att genomföra, men fokus smalnades av mot slutet av året för att avgränsa frågorna.
Två konkreta spår identifierades: dels kommunens målsättning att öka återbruket, dels diskussioner om att etablera en fritidsbank. Dessa två områden hänger delvis samman, och målgruppen för det fortsatta arbetet blev föreningslivet i kommunen. Syftet var att lyssna in deras behov och utmaningar kopplade till återbruk och hur återbruket kunde ökas och göras mer tillgängligt och effektivt.
Urval, inbjudan och förarbete
En mindre arbetsgrupp med ansvarig hållbarhetsstrateg och symbiosutvecklare i kommunen, Ekocentrum och Wexus diskuterade fram upplägget, så som inbjudan, praktiska förutsättningar och metoder för dialog, vilka ytterligare personer från kommunen som skulle bjudas in, osv.
Församtal med föreningsråden som uppvärmning
Eftersom föreningslivet var målgruppen för träffen diskuterades hur dessa kunde nås på bästa sätt. Då Sotenäs har två etablerade råd för kultur respektive idrott, där gemensamma träffar hålls kontinuerligt, var det naturligt att boka in tid hos respektive råd för att berätta om initiativet och lyssna in behoven kring det övergripande syftet. På kulturrådets möte introducerades ämnet ”Återbruk” för deltagarna och kort diskussion fördes där bland annat en viktig aktör för kommande ”stormöte” identifierades i det kommunala avfallsbolaget Rambo AB. Tillfället blev som en uppvärmning för att just introducera ämnet och börja diskutera det för att sedan kunna komma längre på dialogträffen. Förmötet på Idrottsrådet blev tyvärr aldrig genomfört då idrottsrådets möte blev inställt.
Inbjudan
Kompletterande inbjudningar skedde via föreningsregistret och öppna annonseringar i kommunens sociala medier.
Från kommunen bjöds även personer med följande roller in: Kultursekreterare, folkhälsostrateg, kommunikatör och Kommunstyrelsens ordförande. Det visade sig vara mycket värdefullt att ha dessa personer på plats, eftersom det fanns fler som ”ägde” frågan men också att en del frågetecken kunde besvaras direkt.
Genomförande och återkoppling
Sotenäs dialogträff ägde rum den 29 april i Kungshamn. Hållbarhetsstrateg och symbiosutvecklare var värdar för mötet men hade även hjälp av folkhälsostrateg, Ekocentrum och Wexsus på plats. Under mötet användes tre olika metoder för att samla in synpunkter och sammantaget gavs deltagarna möjlighet att diskutera, prioritera och genomföra en enklare form av backcasting. Även om deltagarantalet var lågt, upplevdes mötet kvalitativt starkt och genererade mycket värdefull input.
Det har under processen funnits en viss oro kring förväntningarna, med en medvetenhet om att det är viktigt att tydliggöra de mandat som finns och vad som faktiskt kan genomföras utifrån dem. Det var positivt att denna reflektion fanns med redan från början, och att värdarna under mötet kunde kartlägga vilka frågor som låg inom kommunens ansvarsområde för deltagarna.
Dialogverktyg och körschema
Steg 1. Introduktion – 20 min
Presentationsrunda för deltagarna och introduktion till dialogen, varför och vad menas med återbruk. Viktigt att deltagarna hade en gemensam grund och förståelse för vad som menas med olika begrepp för att därefter kunna diskutera frågan!
Steg 2. Introduktionsövning och ”uppvärmning med Fyrahörnövning”– 20 min.
Deltagarna ombads att ställa sig i det hörn som passar bäst överens med deras förenings och medlemmars BEHOV för återbruk. 4 hörn med varsin whiteboardtavla/anteckningsmöjlighet och sekreterare/facilitator (alla kan skriva sina egna lappar för mer specifika behov):
- ♠ Laga/underhålla
- ♠ Byta/skänka/sälja
- ♠ Dela/låna,
- ♠ Övrigt
Vid varje hörn fanns en facilitator för att hjälpa gruppen och se till så att alla fick komma till tals. Deltagarna fick några minuter på sig att berätta om sina behov, och därefter delades det mellan alla. Facilitatorerna gjorde anteckningar på stora blädderblock vid varje hörn.
Steg 3. Framtidsutopi (förenklad): del 1– 20 min, del 2 – 20 min
Med utgång i de fyra hörnen och de grupper som där skapats, med 3-5 personer/grupp, fortsatte övningen med steg 3. Varje grupp hade varsitt blädderblock och anteckningsmöjligheter samt sekreterare/facilitator. Först ombads deltagarna kortfattat beskriva: ”Hur ser en framtid ut där dessa behov är tillgodosedda?” (Beskriva/rita visionen på tavla/affisch) De behövde ej vara eniga. Nästa steg var att beskriva ”Hur kommer vi dit?”
Steg 4. Sammanställning och avslutande diskussion – 30 min
Vernissage där alla fick gå runt och se resultaten i de olika grupperna och ev lägga till. Facilitator vid varje hörn/station för ev frågor.
Sammanfattning och avslutning. Värdarna sammanfattade resultaten. Därefter fick även övriga reflektera kring olika vägar framåt. Dialogen avslutades med en kort Reflektionsrunda, där alla åter satt i cirkel och var och en fick kommentera hur de tyckte att dialogen varit och om de tycker att något viktigt missats.
Följande dialog- och samtalsmetoder användes, i sin helhet, eller delar av dem, beroende på den tid och vilka praktiska förutsättningarna var.
Fyrahörnsövning
Fyrahörnsövningen är ett konsultationsverktyg där deltagare tar ställning till en fråga/påstående genom att ställa sig i ett av fyra hörn, där bland ett öppet hörn för egna förslag. Efter gruppdiskussioner redovisas samtalen för hela gruppen. Övningen synliggör värderingar och normer, uppmuntrar argumentation och kan användas av kommuner för att belysa olika perspektiv beroende på urval.
Att tänka på!
→ Workshopledaren bör inte leda med egna värderingar i påståenderna.
→ Urvalet är avgörande för att nå alternativa grupper, som ofta inte hörs.
Förenklad ”framtidsutopi” med ”backcasting”
Backcasting handlar om att visualisera en önskvärd framtid och arbeta bakåt för att identifiera steg dit. Processen har fyra steg: Framtiden, Nutiden, Möjligheterna och Handlingarna. Metoden främjar kreativitet och lärande, vilket kan bryta invanda mönster. Ale kommun har framgångsrikt använt den för att hantera sociala klyftor. Backcasting är särskilt användbart när vanliga rutiner inte räcker och kommuner vill samskapa innovativa, långsiktiga lösningar.
Övningar med framtidsutopier kan användas som en variant av backcasting. Ekocentrum genomförde under hösten 2023 en övning med hållbarhetsstrateger på Agenda 2030 i Väst, med inspiration av Camilla borg Brudins forskning, där övningen gick ut på att:
1) Bestäm något du tycker är extra viktigt för framtiden, ett mål, ett ideal, något utopiskt.
2) Beskriv din ideala framtidsvision.
3) Spåra bakåt: vilka förändringar måste vi göra för att komma dit?
Exempel på teman för utopin:
Människor och djur lever på lika villkor
Fattigdomen är utrotad
Lokal självförsörjning råder överallt
Att tänka på!
→ Det kräver stort engagemang för att involvera alla berörda aktörer och en produktiv dialog.
→ Det är viktigt att bryta ner målen till genomförbara och konkreta åtgärder.
Vernissage
Vernissage är en metod för återkoppling. Efter en workshop eller ett möte med olika grupper, sätts gruppernas sammanställningar upp på väggen och deltagarna får resa sig och gå runt och ta del av varandras insikter, tankar och åsikter. Det kan också fungera som en direkt utvärdering av workshoppen.
Att tänka på!
→ Viktigt att ha tid för mingel och diskussioner
Brainstorming utifrån inspiration från ”Round Robin”
Round robin är en gruppteknik för idéutveckling i en brainstormingmiljö. En facilitator introducerar ett tema, och deltagarna turas om att bidra med idéer muntligt eller skriftligt. Processen fortsätter tills alla har deltagit eller tiden är slut. Facilitatorn sammanfattar insikter och leder en avslutande diskussion. Metoden säkerställer att alla deltar och minskar dominans från mer högljudda personer. Denna dialogmetod används ofta i möten och råd, och lämpar sig även som komplement i andra medskapande processer.
Att tänka på!
→ Det kräver en trygg atmosfär för att deltagarna ska våga uttrycka sig. För större grupper kan deltagarna delas in i mindre grupper, och skriftliga bidrag kan anonymiseras genom att samla in och blanda dem innan de läses upp.
Återkoppling
Återkoppling till deltagarna skedde via mail strax efter dialogträffen samt fysiskt vid de två rådsnätverken.
Dokumentation
Resultatet dokumenterades direkt på plats, synligt på en stor skärm, vilket möjliggjorde omedelbar återkoppling. På så sätt säkerställdes att inget missförstods eller föll bort. En första sortering av resultatet gjordes också under mötet, där man skiljde på vad som kunde genomföras på kort sikt och vad som krävde längre processer.
Genom hela dialogen fanns facilitatorer som även agerade sekreterare och stöd till deltagarna, vilket snabbt konstaterades vara mycket värdefullt. Redan före dialogen fanns en enkel checklista för att underlätta dokumentationen och sorteringen för hur kommunen kunde ta resultatet vidare.
- ♣ Behovet i denna grupp är… (Vad är behovet?)
- ♣ Behovet kan hanteras/mötas genom att… (Vad ska göras?)
- ♣ … är en långsiktig/kortsiktig insats.
- ♣ I kommunen kan vi ta insatsen vidare genom… (Vilka processer har vi i kommunen där vi kan ta detta vidare?)
- • Detta är en insats som kommunen kommer att kunna arrangera på Hållbarhetsfestivalen/ Västerhavsveckan/ annan aktivitet
- • Insatsen kommer behöva förankras inom kommunorganisationen, innan vi vet om vi kan gå vidare med den. Återkoppling kommer ske i idrottsrådet och kulturrådet, utskick och sociala medier.
- • Denna insats kräver politiskt beslut, vill ni skicka in medborgarförslag?
- • Detta är inte en insats som kommunen kommer kunna involvera sig i men uppmuntrar föreningarna att själva skapa aktivitet.
- ♣ För att genomföra insatsen behöver… samarbeta. (Vilka behöver samarbeta?)
- ♣ Efter varje sammanfattning: “Har vi uppfattat det rätt?”
Ekocentrum hade även ett arbetsmöte med stöd för att sortera och analysera materialet från mötet – att identifiera vad kommunen själv kan ta vidare, vad som bör föras in i den interna organisationen, och vilka plattformar som lämpar sig för att lyfta olika idéer. Du hittar verktyget vi tog fram för det ändamålet här >>>>
Vad händer nu?
Under Hållbarhetsfestivalen har föreningar uppmuntrats att själva anordna aktiviteter kopplade till återbruk. Kommunen planerar för ett Hackaton kring olika tekniker för återbruk till årets Hållbarhetsfestival vecka 42 som ett resultat av dialogen med föreningar om återbruk.
Under hösten inleds samtal med avfallsbolaget Rambo AB och lokala företagare om Byggåterbruk som en effekt av dialogen med föreningar om återbruk.
Initiativ och förberedelser för ett gemensamt studiebesök till Lysekils återbruksverksamhet för byggvaror har även påbörjats som en effekt utifrån dialogen med föreningar om återbruk.
Fortsatt arbete för arbetsmodell kring hur man kan jobba med föreningslivet som en samverkanspartner, likt näringslivet, sker inom projektet SIRR (Sustainable, Innovation and Resilience in Rural areas).
Lärdomar/tips från oss
